公司内部会计控制案例分析材料

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内部会计控制案例公司内部会计控制案例分析材料

公司内部会计控制案例分析材料第1篇

一、案例叙述

××公司是国内首批a+h两地上市的大型国有控股公司,主要产品为工业中间品,面对下游工业用户和部份贸易中间商。2004年公司总资产为120亿元,营业收入100亿元。公司一向重视各项管理制度的建设,尤其对财务制度更是严格。公司每年都会花巨资请专业审计机构对公司财务状况进行审计,先是一年一审,后来是半年一审,再后来是一季度一审。且公司内部制度规定,超过2000元的招待费报销,要经过公司负责人签字。公司二级单位业务人员出差,飞机票必须经由公司主要负责人审核。表面看来,公司制度完备,管理严格。

但就在2005年,一名普通的营销部会计人员李某的案件却暴露了公司看似严格的财务管理存在漏洞。李某任职于××公司营销部,利用经手公司销售货款的便利条件,在自1999年至今长达6年的时间内,以“蚂蚁搬家”的方式非法挪用公司货款5000余万元参与股票、期货投资,损失近4000万元,大部分损失款项难以追回。

事情的暴露纯属偶然。由于公司所在行业不景气,××公司近年来一直在进行减轻成本压力的努力和内部改革,今年一季度决定将所有员工的绩效工资基数下调,并继续大幅裁员。2005年5月开始,改革终于触及到李某头上,他没有能够重新竞聘上岗,只能买断工龄自谋出路,并要把工作全部移交给接替他上岗的人员。这对李某来说不啻是末日来临,在分几次从银行提取数以百万计的现金后,李某仓皇出逃,由此东窗事发。

据了解,李某现年37岁,自1989年从西北某财经高等专科学校毕业后,被分配至××公司营销部从事财务工作,16年来,李某的岗位和职务一直都没有变化,而与他同时进入公司工作的绝大多数人都得到了升迁。虽然表面上,他工作还比较踏实,人缘也不错,但也有其××公司的同事称,“这小子或许心理不平衡”。

“简直难以置信”,公司一位资深管理人员对我们说,××公司这样的老牌国企、上市公司,应该说是有着较为健全的企业管理制度和严格的财务制度,尤其是近年中国石化成为大股东后,公司内控制度逐步完善,财务管理长抓不懈。如每年要组织财务大检查,定期聘请中介机构对下属公司经营情况进行审计,公司内部审计及厂长(经理)离任审计也一直在进行着。但这样的事情竟然发生了,虽然也许是个意外、个案,但足以暴露出公司财务内部控制仍然存在着问题。那么公司的内部控制哪里出问题了呢?

二、内控失控过程分析

××公司营销部每年的资金往来在数十亿元以上,由于李某长期在同一关键岗位工作,就让他有机会从中窥探一些漏洞。据透露,在他的总涉案金额中,大约有2000万元是他利用工作之便盗取期限较长的银行承兑汇票,并通过与他人合伙设立的皮包公司到银行贴现实现的。若要通过这种形式长期占用资金,他还需不断用新汇票冲账以避免暴露。另外大部分资金则是李某指令自己熟悉的客户向其个人账户支付的货款。由于在这个岗位上的时间很长,规律摸得非常透,李某知道什么时候将款项交给单位,也清楚什么时候要进行财务检查或审计,总能找到新的款项填补以前的漏洞。李某作案时间长达6年,期间一直未露蛛丝马迹。那么他是如何得逞的呢?

公司以前产品销路很好,公司规定客户想要购货必须先交预付款,而部分客户往往用银行承兑汇票来支付预付货款,从而保持自己在××公司的预付款帐户上有一个余额。公司要求,业务人员在与客户签订合同后,要根据该客户预付款的余额是否能支付该笔合同所需的金额来确定是否发货,如能满足则发货给该客户,否则提示该客户就不足部分先付款。

根据财务工作流程,业务人员收到客户送来的银行承兑汇票后,要先交给会计人员并由其记帐。会计人员记完帐后,将汇票交给出纳人员,由出纳和有关人员共同保管,到期时到银行办理收款手续或根据需要去银行贴现或背书转让。

由于李某长期在营销部会计岗位上工作,对相关业务人员、客户及业务规律非常熟悉,由此产生了挪用客户预付账款余额的想法。因此,李某对业务人员交来的客户银行承兑汇票进行分析,对于那些近期内没有业务发生或其本身预付款余额能满足其近期业务需要的客户的银行承兑汇票,采用了既不入账,也不交由出纳或有关人员保管的方法,将银行承兑汇票截留在自己手中,并背书转让给自己与他人共同注册的公司,到银行贴现从而套取现金。

由于该公司往来账目较多,虽根据公司《应收款项管理业务流程》的要求,“财务部门要确保应收款项入账及时、准确、要认真核对每一笔应收款项,应收票据要建立备查簿逐笔登记,定期清查核对,核查表应有财务部门负责人或指定的财务人员审核。”但审核往往流于形式,应收票据的记账与核查表的审核往往由同一个人进行,这就为李某盗用银行承兑汇票留下了可趁之机。偶尔当客户发现其预付款余额与其实际支付的银行承兑汇票额数目不对时,李某往往利用其与客户之间的关系,借口记账疏忽,再挪用其它款项将其补上,以掩盖其犯罪事实。

综上所述,李某犯罪行为得以长期进行的原因主要是:

1.××公司未能严格执行会计轮岗制,李某在同一会计岗位工作了近16年,充分掌握了客户及业务活动的详细信息,从而为其实施犯罪行为提供了可能。如果严格实施轮岗制,李某就不可能发现业务活动的规律,并利用其与客户的关系以骗取资金。

2.××公司没有充分重视应收票据的管理,接受票据与记账以及查对往来帐的会计是同一人,未能像现金管理一样做到职责分离。负责保存票据的出纳并不知道业务人员实际交给会计的票据数量,从而为会计人员截留票据留下了漏洞。

3.××公司对日常开支管理投入了较大注意力,而对类似于营销会计这种关键岗位却未能引起充分重视,属于捡了芝麻丢了西瓜型的内部控制。

4.××公司对应收票据备查薄的定期清查核对流于形式,审核与做帐由同一人进行,失去了内部牵制的作用。

5.××公司的印章管理可能有漏洞。

6、××公司的客户管理不当,没有建立健全客户管理档案,从而让公司的客户资源掌握在少数人,甚至营销会计的手中,长此以往,即使不发生这件事,企业的客户资源也会随着公司人员的流动而丧失,甚至发生巨大的销货损失。

三、建议解决方法

针对以上暴露出的问题,××公司应全面检查自身的内部控制制度,加强内部牵制的作用,实行职责分离。

(1)严格执行岗位轮换制,防止会计人员在同一岗位时间过长后发现业务规律,从而产生内部控制的漏洞。

(2)严格票据管理,业务人员将票据交由财务部门后,要在备查簿中进行登记,交接者双方都应该签字盖章,以明确责任。

(3)严格内审制度,定期对账目进行彻底清查,清查时应要求也遵循货币资金的清查手续和流程,即分管某种产品、或地区往来帐的会计,应将所有往来、结算明细账目登记入账,核对清楚后,交由清查人员对客户进行核对清查,以防止账款不符或挪用客户款项的事情发生。

(4)对于实施erp的企业,应该将货币资金的收付信息录入端口集中在财务部门,而不是分散在各个营业部,即使有些款项临时由营业部代管,但也要建立严格的钱、帐、票、印章和审查分管的制度,以免发生“天高皇帝远”,从而私自动用企业营销款的事情发生。

(5)严格管控意识。其实,这家企业的管理制度还是比较健全的,关键的是没有执行,或者在人情面前没有坚持。人是有机会主义行为的,道德约束在巨大利益的诱惑下会失去原有的效力,所以法大于人情。

以上第2和第3点尤为重要,该公司的关键控制点问题在于票据的管理和往来帐的清查流于形式,使得在岗人员有机可乘。

这种案例在我们的企业很典型,也经常发生,我们认为关键的问题不仅在于要建立内部控制制度,而更为关键的是人们要意识到内部控制的重要性!!